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部门简介

部门简介

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学院办公室主要负责学院行政事务、调研、文档、督办、接待、外事、小车调配及行政事务保密管理等工作;协调学院各部门之间的关系;检查、督促各部门认真执行学院各项决定;负责学院对外签订合同和协议监管工作;协调处理信访工作。目前该部门下设四个科室,分别是:

(一)秘书科。主要负责学院公文发文、收文工作;对接市委、市政府、市教育局、省教育厅工作平台,处理有关上级单位下达的通知文件;组织起草全院性行政事务的工作计划、总结、请示、报告及院领导重要讲话稿;负责编写学院大事记、教育年鉴、地方志;做好全院性重要会议记录及纪要;编印《工作简报》;负责协调组织各部门修、订学院各项规章制度等;发布学院布告、通告等通知,做好学院印鉴的管理、使用及保密,做好年度综合统计工作等。

 (二)综合科。主要负责学院行政事务、协调学院各部门之间的关系和调研工作,全院小车的调配、管理;做好全院信件、电传和报刊的收发以及各行政处室报刊杂志的订阅;负责全院性会议的会务工作及各项会议通知,组织安排全院性重要活动等;负责学院行政值班安排及编写学院每周工作安排表;检查、督促各部门认真执行学院各项决定;负责学术报告厅、会议室、公示栏、视频会议设备、LED电子显示屏的使用管理;做好院长办公会议议题收集、会议记录及决定事项的落实、跟进和督办,编印院长办公会议纪要。负责对上、对外的联络、联系和接待工作,处理群众来信来访;对接省、市信访工作平台,协调、处理、答复群众信访件;协调做好学院院务公开工作。

(三)对外交流合作中心。主要负责开展中外合作办学、中外双向留学、外事事务管理以及外籍教师管理等工作。

(四)档案科。负责编制学院中、长期档案管理计划和年度档案管理计划,并做好年度档案统计工作;接收、收集、整理、保管全院档案资料,并对档案资料进行分类排列、编号、装盒和立卷归档;编制归档文件目录和档案检索工具;办理服务党政、教学、科研需要的案卷借出手续;学院重大活动音像、图片材料的接收归档工作;完成部门和领导交办的其他工作任务。

 

 


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